Surat Dinas

Surat Dinas

A. Mengenal Surat Dinas

Surat dinas dibuat oleh instansi atau lembaga dengan tujuan kepentingan kedinasan. Surat dinas ditujukan untuk keperluan kedinasan baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas ini bisa berupa pengumuman, surat ijin, surat tugas dan sebagainya untuk keperluan kedinasan.

Surat dinas memiliki beberapa fu ngsi antara lain:

1. Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat tugas, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
2. Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
3. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian

Surat dinas dibuat untuk kepentingan kedinasan. Surat dinas dibuat oleh instansi kepada instansi atau untuk individu. Pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat. Oleh karenanya, surat dinas tidak dibuat individu atau seseorang. Surat dinas dikeluarkan oleh instansi, lembaga atau organisasi.

Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Adanya kop surat atau kepala surat yang berisi nama dan alamat instansi atau lembaga
2. Adanya nomor surat dan lampiran
3. Adanya salam pembuka dan salam penutup
4. Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi
5. Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

B. Unsur-unsur Surat Dinas

Unsur-unsur yang terdapat pada surat dinas

Surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau lembaga memiliki unsur unsur sebagai berikut:

1. Kop surat
2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Nama dan tanda tangan penulis surat.
11. Nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat surat
12. Tembusan

Tembusan dipakai apabila surat dinas membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tembusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan. Perhatikan contoh surat dinas berikut!

Berikut akan dijelaskan unsur-unsur surat dinas:

PUSAT KEGIATAN BELAJAR MASYARAKAT (PKBM)
BELA BANGSA
Jalan Wiratika nomor 5 Yogyakarta telp (0274) 770522

(Kepala surat/Kop surat)

_________________________________________________________________________

10 Oktober 2017

(Tanggal penulisan surat)

Nomor    : 29/BB/PKBM/2017

Lamp      : Satu Lembar

Perihal    : Permohonan izin tempat

(Nomor surat, lampiran dan perihal surat)

Yth. Kepala Desa Pengasih

        di Pengasih

(Alamat surat)

Dengan Hormat, (Salam pembuka)

Dalam rangka memperingati hari jadi Kulon Progo, PKBM Bela Bangsa mengadakan pameran hasil karya peserta didik Pendidikan Kesetaraan paket B dan C di PKBM kami. Kegiatan pameran hasil karya ini juga sebagai wujud ikut mensukseskan gerakan Bela Beli Kulon Progo sebagai moto kabupaten Kulon Progo. (Pembuka surat/paragraf pembuka)

Dalam pelaksanaan kegiatan pameran hasil karya ini kami menyampaikan permohonan izin menggunakan Balai Desa Pengasih. Adapun kegiatan ini akan dilaksanakan pada: (Isi surat)

Hari, tanggal        : Minggu, 28 Oktober 2017

Waktu                   : Pukul 09.00 s.d. 12.00 WIB

Acara                    : Pameran Hasil Karya

Kami juga berharap adanya partisipasi warga masyarakat untuk ikut mensukseskan dengan datang, memeriahkan acara dan bisa membeli produk/hasil karya peserta didik kami. (Penutup surat)

Demikian surat permohonan izin tempat disampaikan, atas perhatian Bapak diucapkan terima kasih.

Hormat Kami

(Salam penutup)

Ketua,

Ir. Dewangga

(Nama dan tanda tangan pengirim surat)

{alertInfo}

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas; (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4), nomor kotak pos, (5) logo identitas lembaga

2. Tanggal Surat

Pada surat dinas, tanggal surat tersebut terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat. Jika pada surat pribadi atau surat lamaran pekerjaan nama tempat haruslah dicantumkan. Nama bulan dan tahun tulislah secara lengkap dengan tanpa memberi tanda titik sebagai akhiran.

Contoh : 5 Desember 2017

3. Hal/Perihal Surat

Hal/Perihal surat adalah yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat. Perihal berupa frase yang dimulai dengan menggunakan huruf besar dan tidak diakhiri dengan tanda titik dan tdak diberi garis bawah.

4. Nomor Surat

Surat dinas merupakan surat resmi. Surat resmi harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga memiliki kode atau urutan penulisan kode dalam menuliskan nomor surat.

Contoh : No : 25/5/UM/2017

5. Lampiran

Lampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.

Contoh:

Lamp : lima lembar

atau

Lampiran : lima lembar

6. Alamat Surat

Dalam menulis alamat surat, kalian harus mematuhi ketentuan berikut ini :

• a. Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabatnya dan bukan pada nama kantor pejabat tersebut.
• b. Jika sudah menggunakan kata “Kepada” diikuti jabatan dan instansinya atau “Kepada” diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak menggunakan “Yth”. Jadi gunakan salah satu. Pilih salah satu kata “kepada” atau “Yth”
• c. Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti nama jabatan, dan dalam menulis kata sapaan, kata sapaan harus digunakan didepan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.
• d. Penulisan nama jalan tidak diperbolehkan jika disingkat.
• e. Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik

Contoh :

• Yth. Kepala SMA 2 Kenanga
• Jalan Nusantara 542 Jakarta

7. Pembuka surat

Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi. 

Variasi tersebut antara lain adalah :

a. Jika sebagai pemberitahuan atau permintaan

1) Dengan ini kami beritahukan ...

2) Bersama ini kami sampaikan ...

b. Jika sebagai surat balasan

1) Membalas surat Saudara tertanggal ...

2) Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal..., nomor ... dengan ini diberitahukan bahwa ...

c. Surat untuk menunjuk pada dasar surat

1) Berdasarkan surat edaran ...

2) Sehubungan dengan surat ...

d. Surat yang menyatakan sebuah tujuan

1) Dalam rangka memperingati ...

2) Dalam upaya meningkatkan ...

8. Isi surat 

Berisi inti surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat.

9. Penutup

Penulisan penutup pada surat dinas juga terdapat aturan yang harus diketahui, aturan itu antara lain adalah:

• Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,).
• Terdapat variasi ungkapan.
• Berisikan sebuah ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan.

10. Pengirim surat dinas berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP. Penulisannya pengirim/penulis surat adalah sebagai berikut: 

• Nama terang ditulis dengan tanpa kurung.
• Penulisan a.n., diketik pada sebelah kiri nama jabatan.
• Ditulis dengan tanpa menggunakan nama kantor

Setelah kita pelajari tentang surat dinas dapat disimpulkan bahwa surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut; (1) ditulis oleh lembaga, instansi atau organisasa, (2) menggunakan kop surat dari instansi atau lembaga pembuat surat, (3) terdapat nomor surat, lampiran dan perihal surat, (4) menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku, (5) menggunakan bahasa resmi atau baku, (6) menggunakan cap atau stempel instansi atau lembaga pembuat surat.